管理收尾

1、管理收尾由確認、記錄專案結果，完成專案發起人、客戶或顧客對
專案產品的接受等部分組成。包括專案記錄的收集、對符合最終規
範的保證、對專案成功和效益的分析以及這些資訊的存檔以備將來
利用。

2、專案的每個階段都要進行適當的收尾，保證重要的、有價值的資訊
不流失。

3、管理收尾的依據

（1）執行情況測量文件：
用於記錄和分析專案執行情況的所有文件，包括建立執行情況測
量框架的計畫文件，在管理收尾期間應隨時可查。
（2）專案產品文件：
用於描述專案產品的文件（計畫、規範、技術文件、圖紙、電子
文件等）在管理收尾期間也應隨時可查。
（3）其他專案記錄。

領導和管理你的團隊（二）

2、找出人們服從命令的原因：

人們服從你的要求和領導可能是出於不同的原因：
（1）獎勵：
人們做的工作可能是為了得到你的獎勵。獎勵可以包括提升、獎
金、和讚賞。
（2）懲罰：
人們做的工作可能是因為他們不想受到懲罰。懲罰包括較差的績
效考核以及不好的工作任命。
（3）你的職位：
如果你是專案經理，團隊成員就會更嚴肅地服從你的命令，因為
他們覺得專案經理指揮團隊成員是租正當的。
（4）你代表什麼：
人們做的工作可能是因為他們贊同你要實現的目標。他們知道你
的要求和行動是為了實現他們也想實現的結果。
（5）你是誰：
人們聽從你的命令可能是因為他們讚賞並尊重你，這是從你的專
業、幽默感、以及其他行為特徵中反映出來的。
（6）你的經驗：
人們聽從你的命令可能是因為他們尊重你的技術和知識，他們相
信你可能是對的。

3、建立權力基礎：

以下措施可以提高你影響團隊成員和其他人員的能力：
（1）判斷你對想要影響的人員擁有什麼職權。典型的職權類型包括給
予加薪的權力、績效考核的權力、以及分配將來工作的權力。
（2）完成說帖－為什麼成功完成專案符合組織利益，然後再與他人分
享這些原因。
（3）瞭解別人、理解、讚賞、並感謝他們的特殊才幹與實力。
（4）讓他人瞭解你好的一面。你影響別人的權力應當基於他們對你的
性格、能力和職權和理解。
（5）精通你必須承擔的工作。

領導和管理你的團隊（一）

專案的成功要依靠你的組織能力、協調能力、以及為擁有共同目標的不同團隊提供支援的能力。

1、同時實施管理和領導：

管理和領導是用於引導並支援人們順利通過專案各階段的兩組相互關聯卻又截然不同的行為。

管理集中於制定計劃和評估績效；而領導強調的是詳細說明一種遠景並採取行動來增加遠景變成現實的可能性。

管理集中於系統、程式和資訊；而領導則集中於人員。管理創造命令和可預言性；而領導則幫助人們處理變化。

（1）在專案的計畫階段：
應當探究專案中的「為什麼」（領導問題）來幫助你得到人們的承
諾，同時還要探究「什麼」、「何時」以及「如何」（管理問題）。
（2）在準備開始專案工作時：
要將人員指派到團隊並解釋他們的角色和責任，還要獲得他們盡
其所能完成制定任務的親自承諾。
（3）在專案實施過程中：
要追蹤進展情況並處理遇到的任何問題，並鼓勵人們實現專案成
功。

識別風險

通過以下工作來發現潛在的專案風險：

1、識別潛在風險時要進行以下工作：

（1）審查過去關於在類似情況下遇到問題的記錄。
（2）與專家和擁有相關經驗的人員研究對策。
（3）要具體。越是具體地描述某一風險，越能更好地評估其潛在影響。
（4）要儘早、盡可能地消除更多的專案潛在風險因素。

2、評估風險的可能後果：

通過判斷風險出現的可能性和風險後果，你就能判斷風險給專案造成的可能影響。

3、評估風險出現的可能性：

考慮使用以下一種方案來描述風險將會發生的可能性：
（1）發生的可能性：
你可以利用概率來表示風險發生的可能性。概率為0就表明該情
況永遠不會發生，面概率為1則表明它肯定會發生。
（2）類別等級：
將風險按等級劃分成代表其出現可能性的類別。
你可以使用「高－中－低」或「總是－經常－有時－很少－從不」。
（3）順序等級：
按照順序排列風險，所以第一個是最可能出現的，第二個次之，
如此類推。
（4）發生的相對可能性：
如果你有兩個潛在風險，舉例來說，你就可以宣稱第一種風險出
現的可能性是第二種風險的兩倍。

定義風險與管理風險

1、風險定義：

風險是指由於意外事件發生或由於沒有計劃，而造成的沒能完成產品、進度、資源目標的可能性。

越是出現以下情況，專案風險就會越大：
（1）專案持續時間越長；
（2）準備專案計畫與開始專案工作之間的時間跨度越大；
（3）你自己、團隊成員、或你所在組織越是缺乏類的專案經驗；
（4）使用的技術或工作方法越新。

2、風險管理：

風險管理是指識別潛在風險、評估風險對專案的潛在影響、以及制定並實施計畫以便將消極影響控制在最低程度的過程。

風險管理不是要消除風險，而是在出現環境變化不確定性的情況下為你成功完成專案提供最好的機會。

3、在以下時候應當考慮風險對專案成功機會的潛在影響：

（1）首次決定是否承擔專案時；
（2）制定專案目標、戰略、責任分配、進度、及資源預算時；
（3）監控實施情況並對出現的問題做出反應時；
（4）在專案起步後考慮對專案進行變更時。

4、管理風險並將風險對專案的消極影響控制在最低程度的作法：

（1）識別風險：
判斷計畫中的哪些方面或哪些能預想到的專案環境可能會發生變
化。
（2）估計風險對專案的潛在影響：
判斷如果事情不像你預想的那樣將會產生什麼後果。
（3）制定計劃來減輕風險的影響：
決定你將如何避免風險以及避免可能產生的消極後果，以保護你
的專案。
（4）在實施過程中監控專案的風險狀況：
判斷現有風險是否仍將成為風險、是否有風險發生的變化的可能
性、以及是否有其他風險出現。
（5）讓他人瞭解情況：
向所有關鍵成員解釋，從最初概念探究到完成全部專案工作過程
中，出現的所有專案風險的狀況和潛在影響。