確定團隊的運作流程

建立你和你的團隊支援日常工作的流程。最低限度也要建立以下流程：

1、溝通：

以書面或面對面接觸的形式共享專案相關的資訊。包括：
（1）何時以及怎樣使用電子郵件共享專案資訊？
（2）哪種類型的資訊應採用書面形式？
（3）怎樣制定定期的彙報與會議來記錄並審查專案進程？
（4）怎樣解決發生的特定問題？

2、衝突解決：

解決團隊成員關於專案工作的不同意見。
（1）建立可以鼓勵人們形成一致方案的標準方法或手段；
（2）建立彈性手段，以便在人員不情願解決矛盾時發揮作用。

3、決策制定：

在備選方法與行動之間做出決策。
（1）制定適當決策方法的指導方針，包括意見一致、大多數法則、全
體通過協議、專家決策等等；
（2）當正常決策方法陷入困境時你可以採用的彈性手段。

指定專案角色

典型的專案團隊包括來自組織不同部門、擁有不同技術設備和運作風格的人。想在這種環境下獲得成功，你需要獲得關於你怎樣與團隊成員合作的協定，以便使每個人的貢獻達到最大，同時使時間浪費和錯誤降至最小。

1、確定你能授權什麼，不能授權什麼：

在你指定專案角色時要遵循以下兩點指導方針：
（1）你可以授權職權，但不能授權職責。
（2）你可以分擔職責。

要記住，你可以將制定決策的權力轉交給其他人，但是你仍然對那些決策造成的後果負有職責。

2、滿懷信任地授權：

（1）授權總會涉及某些風險。
採取以下步驟可以提高人們成功完成工作的機會：
（a）闡明你想要授權什麼：
用清晰明確的語言描述你要授權給別人完成的工作；同時還
要解釋你不希望此人做什麼。
（b）選擇適當的人員：
確定你認為成功完成此任務必須具備的技術和知識，不要將
任務委託給缺乏這些技術和知識的人。
（c）正確地授權：
解釋需要做的工作，你期望此人付出多少努力，以及工作要
在幾天完成。
（d）監視工作情況：
建立經常性的、界定明確的檢查點，通過檢查點你可以監視
工作情況；要根據時間安排來監視。

確保可實現性

1、評估專案的資源：

我們總是有許多比時間和資源所允許的極限要多得多的事情要做。你的工作就是決定做哪些，並盡一切可能使你決定要做的事情能成功。確定和計畫實施方案所需的資源，將有助於你：

（1）向那些必須支持你方案的人解釋他們必須貢獻什麼？
（2）確保需要時能獲得資源。
（3）制定出更加精確可行的日程表。
（4）監督資源使用的情況以明確和指出可能過量的消耗。

2、確定你所需要的人，數量和時間：

你的專案成功與否取決於你是否具有獲得適當的人選來完成這項工作的能力。成功的人事計畫要求做到以下幾點：

（1）明確完成專案活動所需的技能和知識。
（2）指定從事每一項活動的人員。
（3）明確為了完成任務他們必須付出多大的努力。
（4）當他們的所有工作時間並不全都用於活動時，確定在整個活動過
程中，他們什麼時候需要投人、時間。如果你有權確定選用哪些
人員參與你的專案。

通盤計畫（四）

3、規劃專案的進度：

（4）制定進度計畫：
制定進度計畫就是確定專案活動的起始和完成日期。

（a）制定進度計畫的工具和技術：
①數學分析：
數學分析就是在不考慮資源約束條件的情況下，計算所有
專案活動的最早和最遲開始和完成日期。
②歷時壓縮：
歷時壓縮是數學分析的一種特殊情況，尋找在不改變專案
範圍（例如，滿足強制日期或其他進度目標）的條件下縮
短專案進度的途徑。
③專案管理軟體：
這些產品使得數學分析和資源平衡的計算自動進行，因此
可以很快地考慮多種進度計畫方案。

（b）進度計畫編制的結果：
專案進度計畫：
專案進度計畫至少包括每一詳細活動的計畫開始日期和預期
完成日期。
①帶日期資訊的專案網路圖。這種圖一般既表示了專案邏
輯關係又表示處在專案關鍵路線上的活動。
②甘特圖，表示活動的開始、完成日期及預期的活動歷
時，但一般不表示依賴關係。甘特圖相對易懂，常用
於管理計畫的介紹。
③里程碑圖，僅表示主要可交付成果的計畫開始和完成
時間以及關鍵的外部介面。